Dalla dematerializzazione dei documenti cartacei alla conservazione dei documneti digitali

Una volta esistevano i libri contabili…
Fra qualche anno potrebbe benissimo essere l’inizio di una storia raccontata ai nipotini.

Se confrontiamo come funzionava la gestione dei documenti aziendali 30 anni fa e come funziona invece oggi, ci rendiamo subito conto che l’informatizzazione dei documenti e l’automazione dei processi documentali ha negli ultimi anni stravolto tutto il metodo di conservazione dei documenti contabili.

conservazione sostitutiva cosa significa

La conservazione sostitutiva è abbastanza semplice da spiegare, altro non è che una procedura informatica che rende un documento digitalizzato equiparabile alla sua copia cartacea dal punto di vista legale.

Il valore legale di un documento digitalizzato è assicurato dall’applicazione della marca temporale e della firma digitale, che rendono il contenuto non modificabile, applicandogli se volete un lucchetto, permettendo di custodirlo invariato nel tempo.

La conservazione sostitutiva garantisce quindi al documento le caratteristiche di:

• Autenticità
• Integrità
• Leggibilità
• Affidabilità
• Reperibilità

La conservazione non si può fare quindi semplicemente salvando un documento sul pc, ma bisogna dotarsi di un sistema efficiente di conservazione, di un software di gestione documentale che possa garantire tutte le caratteristiche prima elencate.

conservazione sostitutiva, cosa dice la normativa?

Come dicevamo prima, nel tempo c’è stato un susseguirsi di cambiamenti che hanno stravolto la gestione dei documenti aziendali, e ovviamente le norme hanno dovuto man mano stare al passo con i tempi.

La certezza unica e immutabile è che le scritture contabili devono essere conservate per dieci anni, così recita il codice civile, e questo vale anche per la conservazione della fattura elettronica.

In ogni caso, per la regolamentazione della conservazione digitale dei documenti informatici bisogna rifarsi prima al Codice dell’Amministrazione Digitale (2013) che stabilisce le regole tecniche di conservazione documentale, e poi al Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze (17 giugno 2014) che entra maggiormente nel merito della conservazione delle fatture elettroniche.

In seguito poi è arrivato un provvedimento dell’Agenzia delle Entrate che stabilisce le regole con l’avvento della fatturazione elettronica anche tra privati nel gennaio 2019.

Come si fa la conservazione sostitutiva?

Ok ok, le norme sono un casino, non basta salvare un file su un computer, ma allora come si fa la conservazione sostitutiva?

Tenendo conto che bisogna:

• Archiviare correttamente un documento garantendone autenticità e sicurezza
• Protocollare il documento per la rintracciabilità
• Garantire le disposizioni di privacy e GDPR
• Nominare un Responsabile della Conservazione
• Strutturare l’intero processo e farlo certificare da un ente accreditato

Immaginate che la cosa non sia così semplice dunque.

Innanzi tutto la prima cosa necessaria è munirsi di un apposito software di archiviazione documentale, che possa gestire sia l’applicazione di firma digitale e marca temporale che la protocollazione del documento, e già qui è un buon punto.

Se poi avete strutturato l’intero processo informatico di archiviazione dei documenti secondo dei criteri che possano creare dei legami tra essi (es, per anagrafe cliente, ecc.) allora è già un altro punto a vostro favore.

Poi, a garantire l’intero processo c’è il vostro Responsabile della Conservazione, giusto?
Non sapete cosa sia un Responsabile della Conservazione?

Responsabile della Conservazione, cos’é?

Cercherò di essere breve.
Come detto prima, per gestire la conservazione dei documenti è necessario che vi sia la figura del Responsabile della Conservazione, interno o esterno con delega aziendale, ed i suoi compiti soni riportati nelle Regole Tecniche dei Sistema di Conservazione (DPCM 3 dicembre 2013)

Ha molte cose a cui badare e obblighi da espletare, come :

• Scrivere il manuale della conservazione
• Garantire la sicurezza degli archivi
• mantenere il processo sempre al passo con le normative vigenti

Insomma, un bell’impegno.

Per fortuna esistono aziende specializzate nella gestione in outsorcing della conservazione dei documenti digitali, tra cui posso citare la società Ardesia S.r.l. , azienda informatica vicentina con più di 20 anni di esperienza in gestione documentale, fatturazione elettronica, gestione delle PEC aziendali.

Affidarsi ad aziende esterne spesso è la soluzione migliore, sia per praticità ma soprattutto per la sicurezza che tale soluzione garantisce, sia in termini di affidabilità che di legalità, perché un azienda specializzata come Ardesia è al passo sia con le nuove tecnologie che con le ultimissime novità normative.