L’integrazione digitale della documentazione cartacea, incrementa la velocità e l’efficienza operativa all’interno delle aziende, che a livello organizzativo stanno sempre più attuando la dematerializzazione dei documenti e la relativa conservazione sotitutiva, che comporta risparmio di spazio, tempo e risorse. Una vera e propria semplificazione dei processi organizzativi, all’interno di aziende private e della pubblica amministrazione, che richiede l’intervento o il supporto di specialisti del settore in grado di affrontare oneri e rischi legati all’attuazione di questo processo.
Conservazione o Archiviazione Sostitutiva: definizione
La gestione elettronica dei documenti, ovvero, la Conservazione Sostitutiva, appartiene a una realtà che incontra l’innovazione digitale, attraverso la trasformazione “materica” dei documenti fiscali o delle fatture, che da cartacei diventano digitali, da “hard”, di fatto, “soft”.
Una conversione dei documenti cartacei in elettronici, che richiede competenze informatiche e legali, messe in pratica da esperti che in maniera funzionale sviluppano il sistema delle in formazioni da condividere e reperire sempre più rapidamente, attraverso l’utilizzo dei metadati scansionati da specifiche soluzioni software.
Questa tipologia di procedimento viene regolamentata sia dalla normativa italiana, che da quella europea, con lo scopo di favorire le possibilità organizzative dei documenti elettronici, che, attraverso tali soluzioni, acquisiscono reale valore legale e probatorio. Per fare ciò, però, sono necessarie specifiche condizioni.
Il rispetto delle norme giuridiche in fatto di Archiviazione elettronica dei documenti segue l’apposizione della firma digitale o grafometrica e della marca temporale, tutti elementi che rappresentano il “marchio” di garanzia del documento, in tal modo definito autentico, integro, affidabile, leggibile e reperibile.
Le tre fasi logiche dell’Archiviazione Sostitutiva
Il processo di conservazione digitale si divide, sostanzialmente, in tre passaggi logici: il versamento, l’archiviazione e la distribuzione.
Il primo passaggio è l’acquisizione della documentazione cartacea, convertita in digitale attraverso la scansione del software di riconoscimento ottico, che trasforma i dati analogici in dati digitali. Questa fase viene anche definita versamento, e dopo l’acquisizine, il responsabile della procedura di archiviazione procederà con la verifica dei requisiti tecnici e normativi e la scrittura del “rapporto di versamento” firmato da egli stesso.
Il secondo passaggio riguarda gli aspetti gestionali, infatti, il documento, viene processato attraverso un sistema di archiviazione digitale, che lo organizza. Questa fase consente di gestire i file in maniera efficace ed efficiente e successivamente sono sottoposti alla verifica delle regole previste dal sistema di conservazione, con conseguente apposizione della firma del responsabile e la marca temporale, che attesta questo processo.
L’ultimo passaggio è la conservazione sostitutiva o conservazione digitale, dove le procedure informatiche attribuiscono valore legale, civile e fiscale ai documenti acquisiti in maniera elettronica, rendendoli a tutti gli effetti valevoli come documenti cartacei, i quali potranno essere sottoposti a distribuzione, in seguito a precise richieste o ricerche. Anche in questo caso il responsabile della conservazione appone la sua firma prendendosi carico del procedimento.
L’importanza della figura del responsabile della Conservazione Sostitutiva
Il responsabile dell’archiviazione rappresenta una figura fondamentale per il sistema, la sua presenza è prevista dalla legge e si prende in carico il dovere di controllare tutte le attività. A volte viene identificato in una figura interna al’azienda, altre volte, per sopperire ai costi aziendali viene attribuita questa responsabilità a un esperto outsourcer, quindi esterno all’azienda, che ha doveri e responsabilità che rispondono alle regole previste nell’articolo 7 comma 1 del DPCM del 3 dicembre 2013 relativo alle “regole tecniche in materia di sistemi di conservazione”.
Questa delega al referente esterno è un primo passo verso la dematerializzazione e la riduzione dei costi di stampa, archiviazione, bollo e gestione degli archivi, che attraverso l’uso di gestionali e CMS (Content Management System) saranno facilmente, efficacemente e velocemente fruibili, soprattutto per ciò che concerne le attività di recupero, condivisione e ricerca dei dati e delle informazioni.