Come programmare e come gestire presentazioni virtuali e eventi digitali

Durante gli ultimi mesi abbiamo imparato a partecipare in streaming a cerimonie di laurea; abbiamo fruito di e-learning comodamente dal pavimento di casa e assistito alla trasformazione di eventi dal vivo in diretta streaming

A seguire si esamineranno alcuni esempi di evento con particolare attenzione al budget e alla promozione. Si tratta di contenuti indirizzati prevalentemente alla presentazione aziendale in settori con un discreto sviluppo tecnologico

Presentazioni virtuali

Gli “Eventi virtuali” e le “presentazioni immateriali” si configurano come conferenze dal vivo o digitali, eventi streaming o in differita e contenuti di carattere didattico. Gli eventi posso essere trasformati da reali a virtuali o possono nascere direttamente come virtuali.

Meeting e congressi virtuali

Le conferenze virtuali consentono di attirare nuovi contatti, divulgare contenuti e promuovere l’uscita di macchinari industriali, sistemi produttivi, servizi e prodotti.
È possibile in questo modo divulgare informazioni e contenuti, fornire approfondimenti e aggiornamenti relativi ai prodotti e ai servizi aziendali.
Nel settore industriale e produttivo offrono occasioni di condivisione, promozione e diffusione di informazioni proprio come accadeva nelle fiere di settore, ad oggi impossibili da organizzare.

Presentazioni in diretta streaming e eventi on demand

Eventi digitali come questi vengono trasmessi in diretta live o con video pre registrati, in alcuni casi possono prevedere la visione asincrona. Esistono diverse piattaforme per la condivisione dei video; alcuni prevedo il pagamento mentre altri possono richiedere solo una registrazione. In molti casi i contenuti a pagamento e con accesso limitato in termini di giorno e ora rientrano nella categoria degli eventi artistici, musicali, sportivi; a contrario dei video aziendali a carattere tecnico, divulgativo o commerciale che sono per la maggior parte liberamente fruibili.
Presa la decisione di organizzare un evento on-line è necessario:

• scegliere la location per l’evento dal vivo,
• stabilire tempi e modalità di fruizione
• selezionare la piattaforma di supporto alla diffusione del contenuto,
• determinare modalità di interazione tra i partecipanti.

Convegni digitali e presentazioni in live streaming

Nell’organizzazione di una presentazione aziendale in diretta streaming è di grande importanza stabilire le modalità e i termini dell’interazione tra i presenti, come avviene negli eventi dal vivo, in presenza
Gli eventi virtuali comportano alcuni rischi che possono essere ovviati grazie al ricorso ad altri contributi simili in back-up.

Presentazioni digitali on demand in differita

In relazione alle risorse disponibili e alla tipologia di pubblico, gli eventi dal vivo possono richiedere un grande dispendio di risorse; in questo caso una soluzione possibile è quella di inserire dei contributi pre registrati da alternare a contenuti in diretta. Gli eventi registrati permettono di raggiungere platee molto ampie senza limiti di orario.

Requisiti tecnici per presentazioni digitali

La pianificazione di eventi audiovisivi porta con sé la necessità di stabile dei requisiti legati alla qualità dei segnali video e audio. In molte occasioni viene richiesto ai relatori di partecipare da remoto, ognuno dal proprio dispositivo e questo comporta numerosi rischi.
Per un più fluido funzionamento è consigliabile effettuare una valutazione della connessione, dei supporti audio e video, come microfono e videocamera e organizzare l’illuminazione in modo da avere 3 punti luce.

Procedure ottimali per presentazioni digitali

Quando si crea un evento digitale alcune considerazioni vanno fatte, innanzitutto in termini di tempo che i partecipanti dedicano alla visione del video aziendale. La scelta di utilizzare il proprio tempo libero o che potrebbe essere dedicato ai propri affari per partecipare ad un evento implica delle aspettative rispetto all’evento stesso. Per queste ragioni è necessario fornire delle informazioni preliminari relative ai contenuti e allo scopo dell’evento in programma, indicando se si tratta di evento in diretta o pre registrato, per quanto tempo i contenuti saranno visionabili, se vi è la possibilità di interazione e di fare domande e se sono previsti materiali informativi supplementari.
L’interazione è un elemento indispensabile che può essere presentato sotto forma di sondaggi somministrati durante e dopo l’evento, spazi dedicati allo scambio di domande e alla socializzazione tra partecipanti, anche attraverso una chat.

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